一、 方案背景
在當今的商業(yè)市場上，人們對于能夠為企業(yè)戰(zhàn)略采購提供幫助的應用軟件的需求持續(xù)增長。尤其是對于制造型企業(yè)而言，這種需求增長的一個主要原因就是采購決策對企業(yè)的收益越來越重要。據(jù)投資銀行的一項調(diào)查顯示：現(xiàn)在采購及購買成本占到了整個銷貨成本的百分之六十，而幾十年前采購成本所占的比例大概只有百分之二十。
采購及購買成本所占比例大幅增長的主要原因是，現(xiàn)代制造型企業(yè)越來越依賴于供應商為企業(yè)制成品所提供的增值部件。企業(yè)終端產(chǎn)品的大部分價值都來自供應商，因此，制造型企業(yè)在尋求成本控制以及競爭優(yōu)勢的時候就需要更好的供應商關系管理系統(tǒng)。有效的供應商管理系統(tǒng)將能夠幫助企業(yè)增進與供應商的交流并與其建立起更有效的合作，同時也能夠幫助企業(yè)改進生產(chǎn)流程控制、做出更完善的供應商分析、選擇并優(yōu)化企業(yè)的供應商選擇決策。
二、 制造業(yè)在采購管理面臨的挑戰(zhàn)
企業(yè)采購管理總是伴隨著企業(yè)的全球化發(fā)展和信息技術的更新而發(fā)展。由于現(xiàn)代企業(yè)朝著集團化和專業(yè)化兩個方向發(fā)展和大量新興信息技術的出現(xiàn)，新產(chǎn)品、新材料、新技術、新市場層出不窮，采購管理未知數(shù)增多、未定數(shù)加大；技術發(fā)展變化快、市場價格變化大、產(chǎn)品研發(fā)時限短、產(chǎn)品生命周期短，使得采購管理的反應時限短；信息傳播和市場變化迅速、全球性競爭、全方位經(jīng)營，使得采購管理的不易掌握和質(zhì)量成本要求高。因此企業(yè)采購管理具有以下挑戰(zhàn)：
1.傳統(tǒng)價格=成本+利潤之公式已不再適用，導致采購成本不易估算和掌握；
2.市場材料價格和市場變動頻率高、變動幅度大，導致采購作業(yè)時間和實際需求量不易控制；
3.單一貨源多，貨源變異性大，貨源規(guī)格不易確認，導致采購對貨源的決定貢獻度低；
4.技術進展迅速，專業(yè)能力不易掌握，導致庫存風險高和對供應質(zhì)量掌控能力差。
面對挑戰(zhàn)，企業(yè)只有堅持以動態(tài)變革的思想實現(xiàn)采購隨需而動，從而實現(xiàn)簡單的交易到戰(zhàn)略合作采購的發(fā)展、以成本為目標到以價值創(chuàng)造為目標的轉(zhuǎn)變、被動接受采購指令到自行預測調(diào)整的轉(zhuǎn)化、從單一的購買行為到策略性采購供應鏈管理的變革。
因此，需要通過一套先進的采購管理平臺把供應商詢源、準入、考核、合同、合同執(zhí)行等等環(huán)節(jié)全部在線化管理起來。HuaZhi SRM采購管理平臺實現(xiàn)物資采購一體化端到端管理過程，增強了企業(yè)采購的管理和監(jiān)督作用，更容易發(fā)現(xiàn)潛在的成本節(jié)約機會。采購過程允許供應商，采購管理人員和內(nèi)部用戶在線協(xié)同，縮短了采購業(yè)務周期，通過提高與供應商協(xié)作的業(yè)務效率，增加戰(zhàn)略供應商的價值；同時易于滿足企業(yè)內(nèi)控部、審計部與預算辦等職能部門參與采購業(yè)務的管理。
三、HuaZhi SRM制造行業(yè)解決方案
采購管理平臺的計劃管理、采購尋源管理、合同管理、庫存管理、結(jié)算管理構(gòu)成整個采購業(yè)務鏈，供應商管理、供應商協(xié)同管理、價格管理、專家管理、物資管理與目錄管理貫穿在這個采購業(yè)務鏈當中，支持整個企業(yè)物資采購業(yè)務管理過程。下圖是采購管理平臺的功能框架。
其中包括了以下的功能模塊：
? 供應商管理：供應商準入管理、供應商分級管理、供應商考核評價、供應商目錄管理、供應商主數(shù)據(jù)管理等
? 計劃管理：年度需求計劃、月度需求計劃、采購計劃等
? 尋源管理：采購方案準備、采購方案審批、采購方案執(zhí)行、采購結(jié)果等
? 合同管理：合同文本管理、合同審批管理、合同執(zhí)行管理等
? 倉儲管理：物資庫存管理、倉儲管理等
? 供應商協(xié)同管理：采購執(zhí)行協(xié)同、尋源協(xié)同、庫存協(xié)同等
? 價格管理：市場價格管理、目錄價格管理、合同價格管理等
? 專家管理：專家準入管理、專家抽取、專家動態(tài)管理等
? 物資管理：物資分類管理、物資編碼管理等
? 目錄管理：物資目錄管理、電子采購目錄管理等
? 采購分析：尋源管理分析、合同執(zhí)行與監(jiān)控、花費分析、決策報表等
與第三方系統(tǒng)的集成
HuaZhi采購平臺與ERP系統(tǒng)之間，既有數(shù)據(jù)的驗證與檢查，例如預算檢查、總賬科目檢查、資產(chǎn)與成本中心數(shù)據(jù)檢查等，又主數(shù)據(jù)的交互，例如度量單位主數(shù)據(jù)、工廠主數(shù)據(jù)、組織結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)等，還有交易數(shù)據(jù)緊密耦合的雙向交互，例如需求計劃，采購訂單、預留單、合同信息等。采購平臺與ERP系統(tǒng)是產(chǎn)品級預配置的集成，只需要把兩系統(tǒng)的連接建立起來，這些數(shù)據(jù)集成自動形成。
采購管理平臺同時提供了通用集成接口，支持與非產(chǎn)品集成，例如支持與SAP ERP系統(tǒng)集成、用友ERP系統(tǒng)集成、金蝶ERP系統(tǒng)集成等。
采購管理平臺與ERP系統(tǒng)集成，可以使用采購管理平臺提供的標準數(shù)據(jù)集中平臺實現(xiàn)系統(tǒng)間實時集成、數(shù)據(jù)核對和轉(zhuǎn)換，提供嚴格的安全控制體系以保障數(shù)據(jù)傳遞的完整性，保證了數(shù)據(jù)安全性和完整性。
采購平臺與非 ERP 系統(tǒng)之間集成，既有可以進行數(shù)據(jù)的驗證與檢查，例如預算檢查、總賬科目檢查、資產(chǎn)與成本中心數(shù)據(jù)檢查等，又可以進行主數(shù)據(jù)的交互，例如度量單位主數(shù)據(jù)、工廠主數(shù)據(jù)、組織結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)等，還可以進行采購業(yè)務憑證數(shù)據(jù)的雙向交互集成，例如需求計劃，采購訂單、預留單、合同信息等。
四、HuaZhi SRM給制造業(yè)帶來的價值
采購管理平臺實現(xiàn)物資采購一體化端到端管理過程，增強了企業(yè)采購的管理和監(jiān)督作用，更容易發(fā)現(xiàn)潛在的成本節(jié)約機會。采購過程允許供應商，采購管理人員和內(nèi)部用戶在線協(xié)同，縮短了采購業(yè)務周期，通過提高與供應商協(xié)作的業(yè)務效率，增加戰(zhàn)略供應商的價值；同時易于滿足企業(yè)內(nèi)控部、審計部與預算辦等職能部門參與采購業(yè)務的管理。
1) 采購管理平臺提供豐富采購業(yè)務模式管理功能，兼容差異構(gòu)建一體化業(yè)務
企業(yè)分子公司的采購業(yè)務都有一定差異，統(tǒng)一的采購平臺可以標準化采購業(yè)務流程，同時可以兼容各分子公司業(yè)務流程差異，構(gòu)建端到端的采購業(yè)務的全覆蓋、全流程、全過程管理。
2) 采購管理平臺是一個簡單易用、功能完整，業(yè)界領先的采購平臺
采購管理平臺是完全基于 B/S 架構(gòu)的，企業(yè)內(nèi)部用戶與外部供應商用戶都是使用瀏覽器來登錄使用的，非常簡單、方便使用。系統(tǒng)界面可以基于企業(yè)的需求進行個性化配置，同時平臺提供各種采購流程的離線業(yè)務操作管理，例如供應商可以進行離線基于 PDF 的報價過程等等。平臺提供各種移動方案，例如使用用戶可以在移動設備，例如手機上提報需求計劃。平臺可以靈活制定各種統(tǒng)計分析、業(yè)務監(jiān)控、決策分析多維度的采購業(yè)務分析，為企業(yè)采購業(yè)務發(fā)展提高提供了有力的保障。
3) 采用采購管理平臺是低風險的項目實施保證
采購平臺有超過23，850個全球客戶群和超過30個的中國客戶群，積累了豐富的本地化實施經(jīng)驗和支持團隊，同時基于成熟產(chǎn)品級客戶化定制最大程度降低二次開發(fā)的實施風險，量身定制的專業(yè)化專家支持和培訓計劃確保項目成功。
4) 實現(xiàn)了計劃的集中控制和管理，發(fā)揮集團采購優(yōu)勢，節(jié)約采購成本
各使用單位在采購管理平臺中分散提交各種需求計劃，采購平臺將進行合并和歸類，而后由集中采購單位執(zhí)行統(tǒng)一的尋源采購過程，集中化的招標和競價使企業(yè)有機會得到更好的供應商折扣和供貨服務，實現(xiàn)采購節(jié)約。采購管理平臺能幫助企業(yè)節(jié)約成本，實現(xiàn)需求的集中控制和管理，為了充分發(fā)揮企業(yè)集中采購的優(yōu)勢。
5) 建立了內(nèi)外協(xié)同的采購操作平臺，提高采購信息透明性，加速采購流程
采購管理平臺拓展了采購業(yè)務的外延，為企業(yè)與供應商及內(nèi)部需求者搭建了一個實時協(xié)作的采購平臺。需求者可以在平臺上提出采購需求，并得到審批。基于采購目錄的采購自動尋源，可以幫助買方簡化采購流程，縮短采購周期，降低采購管理成本。
整個采購業(yè)務流都在采購管理平臺上完成，信息及時傳遞，而且允許從任意業(yè)務點切入查詢整個采購任務的業(yè)務單據(jù)流，保證了信息的透明性，并加速了采購業(yè)務流程，同時也降低了供應商參與采購業(yè)務的交易成本。
6) 建立了統(tǒng)一的供應商庫，實現(xiàn)全面的供應商動態(tài)管理和評估體系
基于集中統(tǒng)一的供應商數(shù)據(jù)庫，采購管理平臺利用互聯(lián)網(wǎng)技術把買方與供應商連接起來，使供應商能夠加入買方的采購業(yè)務流程，一同分析、控制和優(yōu)化與雙方的信息流、物流和資金流。供應商發(fā)生的采購業(yè)務都能忠實的被記錄到供應商數(shù)據(jù)庫中，如注冊信息，投標信息，后續(xù)的送貨信息，采購協(xié)議遵循度，采購需求者方對供應商某次服務的評價等。這些信息中有結(jié)構(gòu)化的系統(tǒng)信息如投標價格，送貨時間，也可以有非結(jié)構(gòu)化的信息如專家對其的評價，采購需求者對其的評價，也可以包含系統(tǒng)計算出來的數(shù)據(jù)，如注冊時填寫的企業(yè)規(guī)模。所有這些數(shù)據(jù)都能夠通過采購平臺動態(tài)展現(xiàn)出來。買方的采購管理者可以根據(jù)評估結(jié)果對供應商升降級，乃至于將供應商淘汰出供應商庫。
采購過程中的所有數(shù)據(jù)都能夠形成后續(xù)評估的數(shù)據(jù)基礎，而評估結(jié)果又可以反過來影響采購尋源的過程，基于集中統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，企業(yè)可以將供應商管理形成一個有效的閉環(huán)，實現(xiàn)對供應商的動態(tài)評估和管理。
7) 保證了合同的合規(guī)性，有效推進管理規(guī)定，提高采購執(zhí)行力
許多企業(yè)都會遇到以下問題：合同一旦簽訂完成，合同管理便停止了，很多合同靜靜地躺在文件柜中直到合同過期，這些花費了企業(yè)大量人力物力的合同沒有辦法被企業(yè)再利用或為企業(yè)提供知識積累。同時，在合同簽訂過程中，合同的擬定和協(xié)商過程周期過長、合同批準過程費力耗時、沒有統(tǒng)一的合同數(shù)據(jù)庫和合同模板、對合同的協(xié)商進程缺乏必要的跟蹤，沒有有效的合同版本管理。合同簽訂以后，合同條款協(xié)商和執(zhí)行出現(xiàn)斷層、缺少合同執(zhí)行情況的報告和統(tǒng)計、對需要重新審定的合同沒有預警機制、供應商的合同履行績效評估缺失。
采購管理平臺的合同管理允許供應商參加協(xié)作式的合同談判，縮短了合同談判周期，同時有效的將采購合同的結(jié)構(gòu)化的可執(zhí)行數(shù)據(jù)與法務合同文本結(jié)合起來，使合同管理貫穿于合同的整個生命周期。尋源后的結(jié)果能夠直接轉(zhuǎn)化為合同保存起來，采購合同中的商務條件也可以帶入到后續(xù)的訂單執(zhí)行過程中，由此保證了采購制度可以從上而下，得到有效貫徹執(zhí)行，進而提高采購部門的執(zhí)行力。
8) 采購管理平臺具有靈活性和適應性
采購管理平臺不但能夠適應企業(yè)當前的管理需求，而且還能滿足將來發(fā)展的需求。通過豐富的案例應用總結(jié)出大量的企業(yè)管理實踐，并將這些實踐凝聚到其龐大復雜的解決方案中，整個系統(tǒng)后臺有數(shù)萬個功能參數(shù)，可以通過參數(shù)的設置而定義出不同的運作流程，也就是說可以通過參數(shù)設置的不同變化而滿足下屬企業(yè)不同類型采購流程管理的各種需求。另外，企業(yè)流程也是處于不斷優(yōu)化過程中，采購平臺可以通過調(diào)整功能參數(shù)而靈活的改變流程，從而適應企業(yè)流程的持續(xù)性改進。這樣就最大限度地避免了因為企業(yè)流程的改變而需要重新開發(fā)系統(tǒng)，同時當企業(yè)進行流程調(diào)整或部門重組時，還可以不斷地對組織結(jié)構(gòu)和業(yè)務流程進行調(diào)整。總之，采購平臺可以靈活的配置出適合企業(yè)的合理的運作流程，同時又能根據(jù)企業(yè)業(yè)務需要的變化而不斷調(diào)整參數(shù)，配置出新的流程，適應企業(yè)持續(xù)性的流程改進。
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